🟩 STANDAR PENDOKUMENTASIAN INFORMASI PUBLIK

PPID Nagari Koto Besar

🎯 A. TUJUAN

1. Menjamin tersedianya informasi publik yang terdokumentasi secara sistematis.

2. Memudahkan akses, pelacakan, dan pengawasan informasi publik.

3. Menunjang pelayanan informasi yang cepat, tepat, dan transparan.

📂 B. RUANG LINGKUP INFORMASI YANG DIDOKUMENTASIKAN

1. Informasi Berkala (misalnya: laporan keuangan, program kerja)

2. Informasi Serta Merta (misalnya: bencana, wabah, darurat)

3. Informasi Setiap Saat (misalnya: profil nagari, struktur organisasi)

4. Informasi Dikecualikan (sesuai uji konsekuensi)

🧾 C. BENTUK DOKUMENTASI

1. Dokumen Tertulis (PDF, Word, Excel, dll)

2. Dokumen Digital (arsip elektronik, scan dokumen fisik)

3. Multimedia (foto, video, audio)

4. Dokumen Fisik (buku, laporan cetak, papan pengumuman)

🗂️ D. STANDAR PENGELOLAAN DOKUMENTASI

1. Pencatatan sistematis sesuai jenis, tanggal, dan penanggung jawab informasi.

2. Pengklasifikasian berdasarkan kategori informasi (berkala, serta-merta, setiap saat, dikecualikan).

3. Penyimpanan:

   • Dokumen digital: disimpan dalam folder arsip PPID & server/komputer PPID.

   • Dokumen fisik: disimpan dalam lemari arsip khusus PPID.

4. Keamanan dokumen: akses dibatasi sesuai klasifikasi informasi.

🔄 E. PEMUTAKHIRAN & PEMELIHARAAN

1. Informasi diperbarui secara berkala sesuai perubahan kebijakan atau data.

2. Pemeliharaan dilakukan untuk memastikan dokumen tetap dapat diakses dan digunakan dengan baik.

3. Backup digital dilakukan secara rutin untuk mencegah kehilangan data.

🧑‍💼 F. PENANGGUNG JAWAB

• PPID Nagari sebagai pengelola utama dokumentasi informasi publik.

• Koordinasi dengan Sekretaris Nagari dan unit kerja lain di nagari.